WebArs bietet Websites und Automatisierung aus einer Hand an. Für Unternehmen mit gewachsenen Werkzeugen liegt der Nutzen vor allem an den Übergängen: Eine Anfrage soll nicht nur ankommen, sondern im richtigen Arbeitsablauf weitergehen. Firmenanker gehört zum WebArs-Portfolio. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie eine Verbindung Ihrer Geschäftssysteme mit WebArs vorbereiten.
Vorhandene Systeme als Ausgangspunkt
Ein Betrieb nutzt möglicherweise bereits ein CRM, ein gemeinsames Postfach und eine Projektverwaltung. Trotzdem kopiert jemand jeden neuen Websitekontakt manuell zwischen diesen Werkzeugen. Für WebArs ergibt sich daraus eine konkrete Aufgabe: Eingaben und Zielsysteme prüfen, benötigte Informationen zuordnen und den Übergang technisch umsetzen. Dabei muss nicht automatisch das gesamte System ersetzt werden. Entscheidend ist zunächst, ob die vorhandenen Produkte geeignete Schnittstellen und Berechtigungen bieten und ob die Zuordnung fachlich eindeutig ist.
Die Website wird Teil des Arbeitsablaufs
Ein Formular kann unterschiedliche Anliegen bereits verständlich trennen: Neukundenprojekt, bestehender Auftrag oder allgemeine Rückfrage. Dahinter braucht jedes Anliegen einen passenden Empfänger und einen nächsten Schritt. WebArs kann Websitegestaltung und solche Verbindungen gemeinsam betrachten. Das vermeidet ein häufiges Abstimmungsproblem, bei dem die Website fertig ist, intern aber niemand mit den eingehenden Daten arbeiten kann. Die Verbindung sollte nur notwendige Angaben übertragen und technische Fehler sichtbar machen, statt still einen scheinbar erfolgreichen Eingang anzuzeigen.
Ein realistischer erster Umfang
Ein denkbarer Start ist die Übernahme einer qualifizierten Projektanfrage in ein vorhandenes Kundensystem mit einer Aufgabe für den zuständigen Vertrieb. Bestehende Kontakte werden anhand vereinbarter Regeln behandelt; unklare Treffer landen zur Prüfung bei einer Person. Automatische Angebote oder weitreichende Änderungen gehören nicht ungefragt dazu. Dieses Beispiel beschreibt eine mögliche Beauftragung von WebArs, keine zugesagte Standardintegration. Die genaue Machbarkeit muss an der verwendeten Softwareversion, den verfügbaren Zugängen und dem gewünschten Datenweg geprüft werden.
So bereiten Sie eine Anfrage an WebArs vor
Nennen Sie die Websiteadresse, die eingesetzten Anwendungen und einen konkreten Vorgang, der heute doppelt bearbeitet wird. Eine kurze Bildschirmaufnahme mit Beispieldaten oder eine einfache Prozessskizze genügt zur ersten Orientierung. Wichtig sind auch Ausnahmen: Was geschieht bei einem bestehenden Kunden, fehlenden Pflichtangaben oder einer erneuten Einsendung? Benennen Sie eine Person, die fachliche Fragen beantworten kann. So lässt sich im Gespräch klären, ob eine kleine Integration reicht oder ob vor einer Entwicklung zunächst das Datenmodell geordnet werden sollte.
Woran Sie das Ergebnis beurteilen
Im Angebot sollten der auslösende Websitevorgang, die entstehenden Datensätze und der Umgang mit Fehlern erkennbar sein. Vereinbaren Sie einen Test mit einem neuen Kontakt, einem vorhandenen Kontakt und einer unterbrochenen Verbindung. Klären Sie außerdem laufende Kosten, Zuständigkeiten und die Übergabe der Dokumentation. Der wirtschaftliche Vorteil entsteht erst, wenn weniger doppelte Arbeit anfällt und die neue Verbindung im Tagesgeschäft pflegbar bleibt. Der verlinkte Firmenanker-Leitfaden hilft, einen solchen ersten Test angemessen klein zu halten.
Vertiefung: Leitfaden zur Projektvorbereitung. Das Leistungsangebot von WebArs beschreibt die angebotenen Leistungen.